一、退信由哪些內(nèi)容組成
由于退信是由收發(fā)信系統(tǒng)自動回復的，所以信件大都是英文內(nèi)容，下面我們先來了解退信中都包含了哪些內(nèi)容。退信的發(fā)件人一般是Mail Administrator（系統(tǒng)管理員），信件的主題一般是Returned Mail之類的句子。退信的上端標明了退信的原因：Invalid User、Connection time out ......等。退信的中部內(nèi)容是信件往來發(fā)生的時間、用戶名等具體信息。沒有正常發(fā)送的信件一般都是將附在最后

二、退信的常見原因及解決方法
1、郵件地址錯誤
如果退信原因中有如下信息之一，請檢查收信人的郵件地址是否有誤。
550 ...User unknow
550 Requested action not taken:mailbox unavailable
550.5.1.1 is not a valid mailbox
Sorry, no mailbox here by that name
550 Invalid recipient
xxx@xxx.xxx.xx.xx(user not found)
如果郵件地址是正確的，那可能對方的這個電子郵件信箱已經(jīng)不再使用了。為了確定，可再重發(fā)一次以防是由于對方郵箱的收件服務器的技術(shù)故障而導致的退信。

2、郵箱空間不夠
如果退信原因中顯示如下信息之一,表示郵箱溢出。
552 Message size exceeds fixed maximum message size(5000000)
552 Message size exceeds maximum message size
552 Message size exceeds fixed maximum message size:5242880 bytes
這是指對方郵箱作了限制，剩余空間不夠大，發(fā)出的信件超過了接收方的容量限制，接收方把郵件退回發(fā)件人。解決方法是將信件大小“減小”，比如將附件壓縮、刪除不必要的內(nèi)容、，也可以通過其他方式轉(zhuǎn)告接收方將郵箱清理后再發(fā)郵件。

3、郵箱空間已滿
User is over the quota
552 ...Mailbox is full
550 ...Can't create output
552 Requested mail action aborted: storage allocation
這種情況可以稍后或以其他方式通知接收方郵局用戶刪除（或從服務器取走）舊信，然后再次發(fā)送郵件。

4、郵箱設置有誤
假設您的域名是mail.com.cn退信原因中出現(xiàn)下列提示：
554 Too many hops 27 (25 max): from user@>mail.com.cn via mail. firstdomain.com, to sameuser@mail.com.cn
這是因為發(fā)出的信抵達接收方的A郵箱后，由于A郵箱設置了自動轉(zhuǎn)發(fā)至B郵箱，而B郵箱又設置了自動轉(zhuǎn)發(fā)回A郵箱。因此，您的信就在A郵箱和B郵箱之間反復做投遞，系統(tǒng)超時后將退信退回給發(fā)送方。

5、接收方服務器連接超時
如果退信原因中出現(xiàn)：
: connect to xxx.xxx.xxx.xxx timed out
表示超時錯誤，大多是由于收信一方的服務器同一時間收到了過多的郵件，，而您的郵件因此無法正常抵達接收方。這類問題不會困擾太長時間，稍等片刻重新發(fā)送即可。
也可能會由于發(fā)送方和接收方服務器之間的互聯(lián)互通問題發(fā)送方連接不到接收方郵局服務器，請聯(lián)系由于管理員添加海外轉(zhuǎn)發(fā)服務器投遞郵件。

6、發(fā)信方被屏蔽
如果退信原因為：
554 : Recipient Address rejected:Relay access denied
接收方郵局對發(fā)件人進行了限制，發(fā)件人在接收方的拒收列表中

常見退信提示信息診斷分析
1、提示信息：Sorry, I couldn't find a mail exchanger or IP address. (#5.4.4)
退信原因：檢索不到接收方域名的郵件解析（MX記錄）和域名解析（A記錄）。
解決辦法：檢查接收方域名是否有效，且正確設置了郵件解析（MX記錄）或域名解析（A記錄）。查詢命令（dos或者命令行提示符下執(zhí)行）：Nslookup –q=mx 投遞方域名

2、提示信息：invalid address (#5.5.0)或者User unknown或者user is not found 退信原因：沒有這個收件人。
解決辦法：請核對對方email地址是否正確,或者有沒有變動.一般是郵件地址@前面的部分填寫有錯,請核對無誤后給對方發(fā)送。

3、提示信息：Sorry, I couldn't find any hostnamed XXX.com. (#5.1.2) 退信原因：沒有這個主機
解決辦法：一般是對方郵件地址@后面的部分有錯誤,比如把@hichina.com寫成@hichian.com,另外也有可能是對方服務器有問題或者中間線路有問題,如果名字核對無誤,您只能讓對方解決。

4、提示信息：I'm not going to try again; this message has been in the queue too long. 退信原因：多次嘗試，但郵件無法投遞到接收方。
解決辦法：檢查到接收方郵件服務器SMTP（簡單郵件傳輸協(xié)議）連接是否正常。

5、提示信息：Sorry, I wasn't able toestablish an SMTP connection. (#4.4.1) 或者550 System is busy. 退信原因：無法建立SMTP連接或者對方服務器忙。
解決辦法：由于對方某一臺收件服務器當時正處在繁忙之中造成的,請您重新發(fā)送,最好同一封信件發(fā)送兩次,收到的幾率應該大一些。

6、提示信息：Connected to remote host, but it does not like recipient.
退信原因：連接到接收方郵件服務器，但接收地址不存在。
解決辦法：確認接收地址是否正確。

7、提示信息：Connected to remote host, but sender was rejected. 退信原因：連接到接收方郵件服務器，但投遞地址被拒絕。
解決辦法：請聯(lián)系郵局服務器管理員

8、提示信息：Connected to remote host, but failed after I sent the message. 退信原因：連接到接收方郵件服務器，但發(fā)送郵件失敗。
解決辦法：一般是因為接收方郵件空間滿了，或者接收方根據(jù)郵件附件、內(nèi)容設置了拒收。可聯(lián)系接收方檢查調(diào)整其郵箱即可。

9、提示信息：552Message size exceeds fixed limit.
退信原因：您發(fā)給對方的信件大小超過了對方允許的范圍。
解決辦法：原因是您的郵件太大,超過對方郵件大小限制,請減小后從新發(fā)送。

10、提示信息：receiptor's mailbox is full(#5.5.4) 或者Quota exceed the hard limit for user 退信原因：.對方郵箱已滿。
解決辦法：由于對方郵箱超過了允許的容量,您只能讓對方清空郵箱后再接收。